Privacy Verklaring

Algemeen

‘Wijkvereniging OudWest’ verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u, als persoon, zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

Verwerkt ‘Wijkvereniging OudWest’ persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

  1. Leden van ‘Wijkvereniging OudWest’ (NAW-gegevens, e-mailadres, en contributiebedrag);
  2. Bestuursleden van ‘Wijkvereniging OudWest’ (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
  3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer);
  4. Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van ‘Wijkvereniging OudWest’ (NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer);

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

  1. Leden: De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de ledenadministrateur/ penningmeester van ‘Wijkvereniging OudWest’ en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de penningmeester en/ of ledenadministrateur en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt.
  2. Bestuursleden, contactpersonen en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van ‘Wijkvereniging OudWest’. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde computer met adequate virusbescherming;

Waarvoor verwerkt ‘Wijkvereniging OudWest’ deze gegevens?

De persoonsgegevens die ‘Wijkvereniging OudWest’ verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren en om de ledenadministratie te kunnen beheren;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van activiteiten;
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;
  5. Gebruikers: Deze gegevens worden vastgelegd voor facturering en om contact op te kunnen nemen wanneer nodig.

Verwerkt ‘Wijkvereniging OudWest’ ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. ‘Wijkvereniging OudWest’ verwerkt deze gegevens niet.

Hoe gaat ‘Wijkvereniging OudWest’ met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging/stichting of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

  1. Leden: De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de ledenadministrateur/penningmeester en secretaris
  2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder.
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
  5. Beheerder: De persoonsgegevens van de beheerder(s) kan/kunnen worden ingezien door de bestuursleden.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is “Wijkvereniging OudWest’ gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens ‘Wijkvereniging OudWest’ van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de penningmeester om deze gegevens in te zien (secretaris@oudwest.nl).

Beeldmateriaal

Het komt voor dat er tijdens bijeenkomsten en activiteiten foto’s en video’s gemaakt worden waar personen op staan. Deze kunnen (mits bezwaar) worden gebruikt in de communicatie op deze website, onze Facebookpagina en de wijkkrant.

Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

‘Wijkvereniging OudWest’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.